Doodle au pays du roi Salomon
Pas de billets la semaine dernière pour cause d'immersion dans les dédales de la rentrée universitaire : plannings, composition des groupes de TD, etc. Je prie donc les fidèles lecteurs de ce blog de m'excuser. Pour me faire pardonner un billet dans la droite ligne de l'intention de ce blog : vous présenter l'envers du décor de l'université.
Avant de lire ces lignes, je tiens à préciser que toute ressemblance avec des comportements ou personnes de la vie réelle est purement fortuite et que si jamais par hasard, un membre de mon labo m'ayant reconnu vient à lire ce billet, qu'il ne pense surtout pas que je vise quelqu'un en particulier ! Ceci est juste une espèce de "tutorial" pour Doodle. C'est tout !
Enfin, je ne voudrai pas que l'on pense que les comportements que je décris ci-après sont légion. Je pense qu'en grande majorité, l'activité de recherche est soutenue par des personnes très motivée (et heureusement !), mais il arrive que certains jouent moins le jeu. Le souci, c'est que ce sont ceux-là qu'on remarque toujours... Bonne lecture...
Réunions !
La semaine dernière donc, la rentrée avec la vie qui reprend à l'université à tous les niveaux. Administratif : vérification des listes d'inscrits, composition des groupes de TD, liste des intervenants, etc etc. Pédagogique : reprise des cours, constitution de mon planning, réservation de salles, etc. Et recherche : retour de commentaires sur des articles et communication, réunion d'équipe...
La réunion d'équipe c'est un peu une figure imposée sur laquelle je reviendrai car ce dont j'ai envie de parler aujourd'hui c'est sur l'utilisation de l'outil informatique pour - normalement - simplifier un des soucis inhérents et récurrents de la réunionite : quand est ce qu'on fait la réunion ?
Pendant des années, j'ai assisté à des discussions interminables en fin de réunion :
chef : on la met jeudi 23 ?
bruno: eh non je suis pas là le 23
chef : ah bon.. le 25 ?
kevin : je suis pas là
marie : moi non plus...
chef : le 02 ?
tous : ben non il y a le super congrès de Londres, on est plein à y aller !
Et ainsi de suite, jusqu'à ce que finalement soit (1) on trouve une date assez lointaine, (2) on reporte la discussion en disant qu'on traitera cela par e-mail et ca débouche sur une date lointaine. Alors je suis conscient que cela ne doit pas se passer comme cela dans toutes les équipes, mais j'ai fréquenté trois labos, avec des spécialités assez différentes (sciences dures, humaines puis sociales). C'était partout pareil ! Résultat, alors qu'il me semble qu'une ou deux réunions par mois seraient nécessaires pour maintenir cohésion et efforts, on peine certaines années à en faire une par trimestre...
Et puis est arrivé Doodle !
Doodle pour ceux qui ne connaissent pas, c'est un outil, qui utilisé dans le cadre de planification de réunion, semble être l'outil absolu pour régler les problèmes dont je viens de parler. En deux mots, la personne à l'origine de la réunion fait une liste de moments possibles pour la réunion, et chaque chercheur déclare pour chacun de ces moments s'il peut (1) ou s'il ne peut pas (0). Une fois que chaque membre de l'équipe s'est déclaré. On fait le compte et on prend le jour qui totalise le plus de présents.
Exemple :
| lundi | mardi | mercredi | |
| Chef | 1 | 1 | 1 |
| Simon | 0 | 1 | 1 |
| Lucie | 1 | 1 | 0 |
| Kevin | 0 | 1 | 0 |
| Marie | 0 | 1 | 1 |
| Bruno | 1 | 0 | 1 |
| Total | 3 | 5 | 4 |
La réunion sera donc fixée au mardi car dans ce cas il y aura 5 membres de l'équipe présents. (les prénoms ont été choisis uniquement parce qu'ils font 5 lettres ce qui facilite l'alignement)
Doodle parfois c'est pas gentil !
Ceci est un premier point qui est très intéressant. C'est le nombre qui l'emporte ! Dans les réunions, et dans l'exemple que j'ai donné en haut, quand Bruno dit "je ne suis pas là". C'est très délicat pour le "chef" de dire. "Ben ce n'est pas grave, on fera sans toi car tous les autres sont là". Et effectivement si le "chef" répondait cela, Bruno pourrait dire : "oui bien sûr mais si on avait pris un autre jour, c'est peut être uniquement Kevin qui n'aurait pas été là. Alors pourquoi moi et pas lui ?". Car effectivement pour bien faire, il faudrait que le chef aille se mettre au tableau et pour être démocratique fasse ce que fait doodle, à savoir un comptage par jour... Ce n'est jamais fait, en tout cas je n'ai jamais vu. Du coup, Doodle va justifier pour tout le monde qu'on fasse la réunion sans Bruno parce qu'on voit que sur tous les moments possibles, c'est le jour où il n'y a pas Bruno qu'il y a le plus de monde. Tout le monde peut dormir tranquille.
Mais ceci n'est pas si simple...
Dans une grande équipe, il y a parfois des inimitiés et on peut assister parfois à des stratégies. Admettons - mais ceci est purement théorique - que pour X raisons (Bruno a publié sur le sujet de Marie sans lui en parler ou sans lui proposer de travailler avec, ou encore Bruno, responsable de formation a pris des heures à marie pour les donner à Lucie, etc etc)... Pour X raisons donc, Marie n'apprécie vraiment pas Bruno. Autre élément, Kevin est un ami fidèle de Marie dont il partage le bureau. Lucie est plutot amie avec Bruno et le chef. Simon pour sa part est plutot neutre. Ce qu'il peut se passer c'est ça :
le chef propose lundi mardi mercredi et se met présent partout puis que c'est lui qui propose
Chef 1 1 1
Puis il envoie un mail à toute l'équipe
Bruno se positionne d'après ses disponibilités
Bruno 1 0 1
Lucie se positionne d'après les siennes
Lucie 1 1 0
Et finalement on a Kevin et Marie qui arrivent et qui se mettent - exprès - disponibles uniquement le jour où Bruno ne peut pas
Marie 0 1 0
Kevin 0 1 0
Quoique fasse Simon, la réunion aura lieu le jour où Bruno n'est pas là !
C'est pas gentil ça hein ? C'est pourtant que cela fonctionne parfois... Alors heureusement je ne l'ai vu que dans une équipe. Mais quand même !
Mais Doodle c'est aussi ludique !
Doodle ca peut aussi être un vrai jeu, si on a un peu d'humour et d'espièglerie (oui oui comme au pays de Candy) et surtout que la recherche c'est pas trop votre truc et que c'est mieux de faire plein d'heures sup pour se payer de super week end. Chacun a ses habitudes dans la semaine. Il y en a qui aiment bien avec leur lundi matin de libre, d'autres aiment bien se préparer mentalement à leur week end dès le vendredi, et enfin, tous ceux qui ont des enfants en age d'avoir des activités sportives ou culturelles qui nécessitent un chauffeur, ceux là aiment bien disparaitre le mercredi...
Mais comment faire pour que cela ne se voit pas ? La solution : compter sur les autres. En fait, l'idée c'est de se positionner le premier sur doodle.
Admettons qu'on ait juste le choix sur des journées complètes (ca va simplifier). Le chef fait un doodle avec lundi, mardi, mercredi, jeudi, vendredi
Admettons (je dis bien admettons ! et encore une fois je ne vise personne ceci est juste une illustration) que la recherche, ben il n'y a rien à faire... j'ai fait une croix dessus. J'y croyais au début, mais on a refusé quelques uns de mes travaux dans les fameuses revues classées, et je n'ai pas eu le courage de me remettre en question. J'ai donc abandonné... Mais en même temps sur ma feuille de salaire il y a écrit "enseignant-chercheur", alors quand même, je peux pas dire à mes collègues "débrouillez vous sans moi, je ne suis pas chercheur finalement", surtout qu'avec tout ce qu'on dit à la télé, il ne faudrait pas que je me retrouve à être payé moins ! Donc je vais à cette satanée réunion pour qu'on me voit ! Cependant, hors de question de renoncer à mon lundi matin et à mon vendredi apres-midi. Ca compte week end. Le mercredi j'ai les enfants au sport... Donc il ne me reste que mardi et jeudi. En outre mardi j'ai 11h de cours... Ne reste que jeudi
Vous remarquez que si je ne mets que je suis dispo uniquement jeudi, ca va se voir ! Donc l'idée est de se positionner avant tout le monde. Je me mets disponible tous les jours sauf mardi. Quelle drôle d'idée allez vous me dire... Et bien non, par expérience je sais que dans l'équipe (admettons que nous sommes 10 ca fait un chiffre rond), il y en a au moins trois qui amènent les gamins au sport ou ailleurs le mercredi apres midi et qui décollent dès qu'ils peuvent. Donc je peux me mettre dispo le mercredi, il y en a 3 qui sont pas là, ca pourra pas être le mercredi. C'est pareil pour le lundi et le vendredi. Il y en aura toujours qui se mettront non disponible le lundi et le vendredi. Essayez c'est magique... Peut-être que ce sont des jours où il y a davantage de cours ou de problèmes administratifs. En tout cas. Les lundi, mercredi et vendredi, vous pouvez compter sur les autres pour les faire sauter. Résultat vous n'avez de choix véritable qu'entre le jeudi et le mardi. Donc autant se mettre dispo partout sauf le mardi. Même si la réunion tombe finalement le mardi et que vous ne pouvez pas y aller, on se dira que c'est vraiment le hasard que vous n'ayez pas pu participer à cette réunion...
Le problème - et ceux qui se demandent pourquoi j'ai mis ce titre à mon billet vont enfin savoir pourquoi ! - c'est que si tout le monde fait le même calcul, cela ne peut pas fonctionner. Cela ne marche que si on anticipe les actions des autres, et que eux agissent "naturellement" sans essayer d'anticiper les actions des autres également. Si vous ne connaissez pas l'histoire du Roi Salomon, la voici en deux mots. Deux femmes se disputent pour avoir la garde d'un enfant. Ne parvenant pas à s'entendre, elles vont demander au Roi de résoudre le conflit. Le Roi, dans sa grande sagesse, dit "amenez moi une épée, je le coupe en deux, chacune part avec la moitié". Une des deux femmes horrifiée dit "non le pauvre, je préfère qu'il reste en vie, même s'il n'est pas avec moi". Le Roi, reconnaissant là les qualités d'une mère, lui donne l'enfant. On voit que si la deuxième femme avait compris la subtilité de la réponse de Salomon, elle aurait surement dit la même chose que la première. Si toutes les deux avaient dit la même chose, cela aurait été compliqué. Pour Doodle, c'est pareil, si tout le monde fait le calcul que j'ai fait plus haut... Il n'y aura plus que des réunions le lundi, le mercredi ou le vendredi !
Prochain billet une anecdote assez étonnante qui m'est arrivée vendredi dernier et qui me laisse encore perplexe aujourd'hui !